انبارداری

کلیه موجودی های مواد باید تحت اختیار و ابواب جمعی یک انباردار مسؤل باشد. این شخص باید تجربه کافی در روشهای انبارداری داشته،لیاقت وکفایت اداره عملیات انبار را دارا باشد،در امانت و درستی او تردیدی نباشد و بتواند افراد تحت سرپرستی خود را به خوبی اداره کند.

شرح و وظایف و مسئولیت های انباردار به قرار زیر است:

الف) تمیز و مرتب نگهداشتن انبارها

ب) تحویل گرفتن مواد وارده به انبار پس از اطمینان از مطابقت آنها با مشخصات مندرج در برگ سفارش کالا و برگ رسید کالا یا در اعلامیه بدهکار انبار

ج) قرار دادن مواد در جای صحیح آنها در انبار

د) مقابله مانده های کارتهای انبار با موجودی های واقعی انبار

ه) ارسال تقاضای خرید کالا به اداره خرید در مواقعی که موجودی هر یک از اقلام به حد تجدید سفارش می رسد.

و) ممانعت از ورود اشخاص غیر مجاز به داخل انبارها.

ز) صدور مواد از انبار در مقابل حواله های انبار که به امضاهای مجاز رسیده باشد.

ج) تهیه گزارش مواد ناباب و کم مصرف جهت اطلاع هیئت رئیسه.

تقسیم بندی داخلی انبارها: قفسه ها و محفظه های محتوی مواد انبار باید در راهروی مشخص قرار گرفته باشند تا دسترسی به آنها به آسانی میسر باشد. در بسیاری از موارد ممکن است لازم باشد راهروهای کافی برای عبور وسایل گذاشت و برداشت مواد در داخل انبار تعبیه شود، در این صورت بهتر است خطوط سفیدی در کف انبار نقش شود که محل محفظه های مواد مختلف را مشخص نماید.

الف) افزایش هزینه حمل و نقل داخلی.

ب) محل انبارها ممکن است از بسیاری دوایر مصرف کننده دور باشد و موجب ناراحتی و تأخیر در تحویل جنس گردد.

ج)خرابی وسایل حمل ونقل داخلی یا بروز سایر موانع در انبارهای مرکزی موجب ایجاد وقفه در کار دوایر گردد.

مزایای انبارهای مرکزی در مقایسه با انبارهای فرعی به شرح زیر است:

الف) صرفه جویی در تعداد کارمندان و تمرکز متخصصین انبارداری در یک اداره.

ب) کاهش هزینه های دفتری و صرفه جویی در مدارک و نوشت افزار.

ج) امکان نظارت بهتر.

د) کارمندان انبارها با انواع مواد انبار آشنایی پیدا می کنند و در صورت غیبت هر یک از کارمندان سایرین می توانند کار او را انجام دهند.

ه)امکان تقسیم بندی بهتر انبارها

و) تسهیل کنترل موجودیها.

ز) امکان تقلیل موجودیها به حداقل و در نتیجه تقلیل فضای انبارها.

خ) کاهش مقدار کالای ناباب و کم مصرف.

ط) امکان تقلیل سرمایه مصرفی در موجودیها به حداقل.

سازمان و انبارهای مؤسسات صنعتی با نوع صنعت و بزرگی مؤسسه و سیاست اداره کنندگان آن بستگی دارد ولی بطور کلی میتوان انبارها را از لحاظ سازمانی به 2 نوع تقسیم کرد: انبارهای مرکزی یا اصلی و انبارهای فرعی یا دستی.

محل انبارها باید طوری انتخاب شود که حداکثر کارآیی و سرعت عمل را ممکن سازد. انبارها باید حتی المقدور نزدیک به محل رسید و ارسال کالا باشد تا هزینه های نقل و انتقال به حداقل تقلیل یابد در عین حال باید انبار طوری واقع شده باشد که به آسانی در دسترس کلیه قسمتها و به خصوص قسمتهایی که مواد سنگین یا پر حجم میکنند باشد.

در کارخانه های بزرگ که تعداد دوایر زیاد است انبارها را نمی توان در محل هایی قرار داد که هم در نزدیکی دایره رسید کالا قرار گرفته و هم به کلیه دوایر مصرف کننده نزدیک باشد تا تحویل مواد به آسانی میسر گردد. به این جهت غالبا لازم است انبارهای فرعی دایر نمود که برای تحویل مواد به قسمتهای به خصوص کارخانه مناسب باشند. و در این صورت انبار مرکزی مواد و مصالحی را که هر یک از انبارهای فرعی برای تحویل به حوزه عمل خود لازم دارند هر چند یکبار به آن انبارها صادر می کنند. در این شرایط حتما باید کمک انباردارها مسئول انباردار کل باشند تا بتوان سیاست خرید،انبار کردن و صدور مواد از انبار را در تمام مؤسسه هماهنگ و یکنواخت نمود.

سازمان انبارها و کنترل مواد مصرفی در تولید اهمیت اجناس انبار در غالب شرکتهای صنعتی قسمت قابل توجهی از وجوه شرکت به مصرف سرمایه گذاری در موجودیهای جنسی می رسد و شرکتهایی که روش های منظم و مطمئنی نداشته باشند ممکن است زیانهای عمده ای از این راه متحمل شوند.

در اکثر مؤسسات کوچک و بعضی اوقات حتی در مؤسسات بزرگ اهمیت حس اداره انبارها از نظر دور مانده و به این موضوع که مواد و مصالح انبار ارزش نقدی معادل قیمت خود دارند توجه کافی نم شود. حیف و میل مواد، فاسد شدن آنها و عدم توجه در جابه جا کردن و نقل و انتقال و حفظ و حراست آنها منجر به تقلیل سود یا حتی ایجاد زیان شده و به این جهت ایجاد انبارهای مجهز و اداره آنها با روش صحیح یکی از شرایط ضروری استفاده کامل از یک دستگاه حسابداری صنعتی است.